Digital Team Working: come collaborare a distanza

Nel corso degli anni, il progresso tecnologico ha gradualmente modificato il nostro modo di lavorare, ridisegnando, di volta in volta, competenze e attività.

Nell’ultimo anno, quest’evoluzione ha subito un’accelerazione a causa delle misure restrittive anti-Covid: molti di noi si sono ritrovati, da un giorno all’altro, a non poter più lavorare in ufficio e così le aziende, per garantire la continuità operativa, hanno fatto un massiccio ricorso allo smart working.

Il fenomeno smart working

Il lavoro da remoto, nonostante qualche difficoltà iniziale, è stato accolto favorevolmente da imprenditori e lavoratori: secondo uno studio condotto da VMware, infatti, dall’inizio della pandemia c’è stato un incremento del 69% dei dipendenti italiani che vedono lo smart working come un prerequisito piuttosto che un benefit.

Lo Smart Working, però, resta ancora oggi avvolto in un alone di confusione: non è uno strumento attraverso cui semplicemente si lavora da casa, ma è una trasformazione del modello manageriale, una innovazione profonda del modo stesso di concepire il lavoro e la relazione con l’organizzazione. Dal momento che il lavoro agile sta diventando parte della “nuova normalità”, è necessario progettarlo e gestirlo in maniera adeguata, cercando di risolvere quegli ostacoli che altrimenti rischierebbero di compromettere la produttività del team.

Consigli per uno Smart working senza ostacoli

Quali sono gli aspetti principali dello smart working da comprendere per poter superare le sfide che ci attendono?

Proviamo a riassumerli in tre punti principali, identificando delle possibili soluzioni:

  1. La comunicazione è più difficile. Quando si comunica vis a vis entrano in gioco molti fattori: le espressioni facciali, la gestualità, il tono della voce. Lo scambio comunicativo è immediato ed è più semplice percepire gli stati d’animo del proprio interlocutore.

Lavorando da remoto, dove lo scambio comunicativo avviene – perlopiù – tramite chat o call, si perde una parte importante, quella più umana, della comunicazione.

Possibili soluzioni:

  • Stabilire un canale attraverso cui il team possa aggiornarsi in tempo reale su ciò che succede.
  • Optare, laddove possibile, per le chiamate video.
  • Gestire con empatia le relazioni screen-to face.
  1. La gestione del tempo. L’essere a casa, pur con le sue comodità, spesso genera perdite di tempo, soprattutto quando oltre al lavoro bisogna badare alle dinamiche familiari. La distrazione è dietro l’angolo: si tende a rimandare più facilmente un compito a “più tardi”, fino ad arrivare al momento in cui è ormai “troppo tardi”.

E c’è poi il problema opposto: lavorare troppo. C’è chi siede davanti al pc al mattino presto e si alza alla sera tardi, compromettendo, in questo modo, il benessere fisico e mentale.

Come agire?

  • Ritagliare un proprio spazio nell’ambiente familiare in cui potersi concentrare.
  • Creare una lista di compiti giornalieri assegnando a ciascuno una tempistica.
  • Non accettare più attività di quante se ne possono gestire e dare il giusto peso alle pause.
  1. Le relazioni all’interno del team. Con il lavoro a distanza, le possibilità di socializzazione e di condivisione si fanno più limitate, andando ad incidere negativamente sulla coesione ed entusiasmo della squadra nel raggiungimento sugli obiettivi.

Migliorare il lavoro in team a distanza:

  • Prediligere le chiamate video: vedersi crea una sensazione di vicinanza e connessione che può subito dare la carica.
  • Organizzazione di team-building e meeting virtuali.
  • Stabilire dei momenti fissi di condivisione con i colleghi, sia per fare il punto della situazione, ma anche per scambiare idee.
Da manager a remote leader

 Chiunque abbia un ruolo nella gestione di un team, sa che la situazione attuale ha reso inutili processi ormai consolidati e richiede di mettere in atto nuove competenze e capacità, la cui efficacia ha effetti immediati sull’organizzazione.

Se i collaboratori devono fare i conti con le problematiche appena citate, ai manager è affidato il compito di traghettarli in questa trasformazione, mantenendo alta la motivazione, gestendo lo stress e incoraggiando la presa di responsabilità individuale.

Cerchiamo di delineare quali sono le principali responsabilità di un “remote leader”:

  1. Definire aspettative chiare e assicurarsi che tutti stiano lavorando nella stessa direzione, a tal proposito è d’aiuto migliorare la prioria empatia sul web, aumentando la capacità di ascoltare le nostre emozioni e quelle altrui.
  2. Imparare in prima persona ad usare nel modo più corretto ed efficace gli strumenti digitali, per comunicare in modo chiaro e rapido e dare il buon esempio al proprio team.
  3. Mantenere la fiducia e l’impegno all’interno del proprio team mentre si lavora da remoto.

L’attuale riscontro positivo che sta ottenendo lo smart working, ci porta a pensare che, anche una volta cessata l’emergenza, una grossa fetta di lavoratori continuerà ad adottare questa modalità di lavoro. Pertanto, vale la pena approfittare di questo momento come una palestra per allenare le nuove competenze in vista del futuro.

About the Author

Laureata in Comunicazione&DAMS con un Master di Progettazione e Management del Multimedia, si occupa di comunicazione digitale.
Appassionata di arte e cinema.